¿Qué es un proceso óptimo?

Imagen de Tim Mossholder en Unsplash

Mientras converso con diferentes personas sobre las cuestiones que me mueven y lo que busco aportar a través de los itinerarios de metainnovación, me van surgiendo nuevas preguntas y la que quiero explorar hoy es la pregunta qué es un proceso óptimo.

Esta pregunta me surgió tras una conversación alrededor de la innovación, tal y como yo la entiendo, y que para mí va más allá de una optimización de procesos. Lo primero que me pregunté fue qué es eso de la optimización de procesos en el mundo de los negocios y en especial de las nuevas tecnologías.

Esta descripción me parece bastante acertada:

“¿Qué es la optimización de procesos?

La optimización de procesos es la disciplina que se encarga de adaptar los procesos para optimizar sus parámetros, pero sin infringir sus límites. Generalmente, tiene como objetivos minimizar costos y maximizar el rendimiento, la productividad y la eficiencia.

¿Qué es la optimización de procesos de negocio?

La optimización de procesos de negocio es la práctica que tiene como objetivo aumentar la eficiencia de una compañía a través de la perfección de sus procesos haciendo un mejor uso de sus recursos. Esta práctica forma parte de BPM (Business Process Management), también conocido como gestión de procesos de negocios.

De esta forma, la optimización de procesos de negocios puede, por ejemplo, crear estrategias para perfeccionar los flujos de trabajo, optimizar la comunicación, prever cambios y eliminar redundancias.

En términos generales, la gestión y optimización de procesos es un pilar muy importante para la transformación digital de todas las empresas.”

(Fuente: https://www.sydle.com/es/blog/que-es-optimizacion-de-procesos-6126ac39b060f57604039a57)

Paralelamente a esta descripción me encontré también con descripciones provenientes de otras fuentes y relacionadas con el modelado de procesos usando la técnica IDEF0 y desde la visión de la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM): “Según EFQM, se entiende por proceso a la organización de personas, materiales, equipos y procedimientos en actividades de trabajo diseñadas para generar un resultado específico”.

Y además me encontré este fantástico diagrama sobre la “horizontalización” de la gestión que resulta, según la siguiente figura del enlace anterior, en un valor añadido.

(Fuente: https://www.murciasalud.es/recursos/ficheros/260542-Murcia-oeste.pdf)

Ahora bien, como persona con esa deformación profesional en humanidades e idiomas, mi pregunta que encabeza este post busca esclarecer lo que podemos entender por valor añadido que para mí está relacionado con mi pregunta sobre lo que es un proceso óptimo.

Mi primera visita en estos casos siempre pasa por el Diccionario de la Real Academia Española:

Óptimo:

Sumamente bueno, que no puede ser mejor.

Proceso:

1. m. Acción de ir hacia delante.

2. m. Transcurso del tiempo.

3. m. Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.

Mi reformulación es que un proceso óptimo es “Un conjunto de fases sucesivas de una operación que va hacia delante en el tiempo y que resulta en algo sumamente bueno, que no puede ser mejor”.

En la primera descripción sobre la optimización de procesos el resultado para los negocios es que se mejore el uso de los recursos, se minimicen costos y se maximicen el rendimiento, la productividad y la eficiencia. Pero esto es simplificar lo que pasa en organizaciones. El diagrama del modelo EFQM y sus ocho conceptos fundamentales o principios clave de gestión que conducen al éxito sostenible es quizá un poco más completo:

  • Añadir valor para los clientes
  • Crear un futuro sostenible
  • Desarrollar la capacidad de la organización
  • Aprovechar la creatividad y la innovación
  • Liderar con visión, inspiración e integridad
  • Gestionar con agilidad
  • Alcanzar el éxito mediante el talento de personas
  • Mantener en el tiempo resultados sobresalientes

Unos días después de la primera conversación tuve otra, con otra persona, con respecto a las medidas que suelen mencionar para hacer frente al cambio climático y que se centran en la adaptación y la mitigación.

Lo que veo es que estamos en constante cambio para mejorar lo que hacemos y que hay diferentes enfoques y perspectivas. Lo que me planteo con respecto a todas las iniciativas, enfoques, modelos, es que añadir valor o crear algo que sea sumamente bueno no sólo quede reflejado en un resultado final para un tipo de colectivo, como en el modelo anterior, el valor para clientes o en el modelo de la optimización, en aspectos de eficiencia, sino que, ya que nos metemos en un proceso de cambio y de mejora, busquemos que el resultado sea óptimo para todas las partes implicadas.

Además de los modelos de optimización y mejora, existen iniciativas que buscan la multi- e interdisciplinariedad, integración de diferentes voces y experiencias, tanto a nivel científico (un ejemplo que me gusta mucho: http://embers.cybershare.utep.edu/ ) como a nivel de diferentes colectivos (otro ejemplo https://www.climate-kic.org/programmes/deep-demonstrations/).

https://www.climate-kic.org/wp-content/uploads/2023/03/EIT-Climate-KIC-Ireland-Land-Agri-Food-Systems-Map.pdf

Los ingenieros especialistas en optimización sin duda tienen un conocimiento muy válido y necesario para llevar a cabo la optimización de procesos en pos de la eficiencia y de la transformación digital, pero la idea de algo sumamente bueno, que no puede ser mejor, a mi entender trasciende esa definición. Lo que diferentes colectivos o expertos pueden entender como “óptimo” en relación con lo que significa valor añadido o un resultado satisfactorio y lo que podemos entender como individuos o grupos como “óptimo” en cuanto a la experiencia, vivencias y el valor que éstas aportan a nuestras vidas es algo que proporciona matices importantes para trascender e incluso mejorar procesos óptimos, aunque desde una perspectiva aislada y desde el significado de “óptimo” eso sea una paradoja.

Gestión de procesos y la innovación impulsada por las personas en empresas

A continuación incluyo una simplificación de una organización y las operaciones o procesos que se desarrollan en su seno. Estas operaciones, en empresas grandes, pueden estar distribuidas por departamentos y, en organizaciones más pequeñas, un departamento o equipo puede desempeñar varias de estas operaciones a la vez. Cada proceso a su vez está compuesto por diferentes actividades y tareas.

Pero supongo que sois conscientes de que muchos de estos procesos se llevan a cabo al mismo tiempo e incluso dependiendo entre ellos, por lo que una representación más realista puede ser la siguiente donde se distinguen los procesos relacionados con las áreas de gestión esbozadas arriba y asignados a personas diferentes.

Cuando se busca la metainnovación, una metodología interesante es el el modelado de procesos. El modelado de procesos se centra en representar, como he hecho arriba, los procesos principales de una organización. A través del proceso mismo de diagramar las operaciones de una empresa se puede detectar mucha información relevante para introducir mejoras. Si además se pone el foco en las personas, su experiencia de las actividades y de las tareas a ejecutar, su conocimiento profesional y un espectro amplio de sus competencias se llega a detectar un número aún mayor de elementos que pueden ser aprovechados para la innovación, el cambio y la colaboración.

El resultado final de un análisis basado en la metainnovación son operaciones innovadas que tienen en cuenta las particularidades de los procesos y la idiosincrasia de las personas que los desarrollan.

Postdata

A veces, no obstante, nos parece que una representación más correcta de los procesos sería:

Ahora bien, una experiencia de metainnovación integra también variables de cognición y de percepción humanas; es la parte invisible de nuestro procesamiento de la realidad la que nos puede dar claves cruciales para mejorar un proceso.

Y no es lo mismo tener un plan que incorpora los aspectos humanos que no tener un plan.

Imagen destacada: Lili Popper en Unsplash

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